RODO to zespół norm prawnych, które mają na celu zapewnienie skutecznej ochrony danych osobowych. Na czym polega wspomniana ochrona i jak w małej firmie wdrożyć RODO krok po kroku?
Co to jest RODO?
RODO – czyli Ogólne Rozporządzenie o Ochronie Danych Osobowych to unijna regulacja, której celem jest ochrona osób fizycznych w kontekście gromadzenia, przetwarzania i przepływu danych osobowych. Wprowadza ona obowiązek przestrzegania przez wszystkich przedsiębiorców z terenu Unii Europejskiej określonych w nim zasad. To innowacyjne w skali świata przedsięwzięcie, które zabezpiecza osoby fizyczne przed nieuprawnionym gromadzeniem, przetwarzaniem i przekazywaniem ich danych osobowych. Daje możliwość większej kontroli nad tym kto posługuje się naszymi danymi oraz jednocześnie stawia przed przedsiębiorcami nowe wyzwania w zakresie właściwego i zgodnego z prawem przetwarzania pozyskanych danych.
RODO jest aktem, który określa obowiązki przedsiębiorców dość ogólnie – nie definiuje konkretnej ścieżki związanej z zabezpieczeniem danych osobowych. Wszystkie czynności podejmowane przez podmiot w ramach RODO powinny być uzależnione od struktury firmy, jej wielkości oraz charakteru działalności oraz form i celu gromadzenia i przetwarzania wykorzystywanych w działalności danych. Dlatego zaleca się tworzenie zindywidualizowanego zestawu działań, którego celem jest wdrożenie szeregu zabezpieczeń oraz skuteczna ochrona danych osobowych. Wprowadzenie w firmie takiego systemu opartego o polityki i regulaminy postępowania pozwoli uchronić organizację przed dotkliwymi konsekwencjami administracyjnymi i finansowymi ale również utratą renomy czy dobrego wizerunku firmy.
Kogo dotyczy RODO?
RODO obejmuje jurysdykcją zarówno jednoosobowe działalności gospodarcze, jak i korporacje oraz spółki posiadające siedzibę na terenie Wspólnoty Europejskiej. Dotyczy wszystkich podmiotów, które podczas realizowanej działalności gromadzą, przetwarzają czy przekazują dane osobowe. Prowadzisz działalność w internecie? Prawdopodobnie zbierasz dane klientów. Jeśli zatrudniasz pracowników, także przetwarzasz ich dane. Posiadasz bazę kontrahentów, którzy są osobami fizycznymi lub prowadzą jednoosobową działalność? Także przetwarzasz ich dane osobowe. Jak widać, trudno jest uniknąć wprowadzenia procedur związanych z ochroną danych.
RODO krok po kroku w małej firmie – czyli jak je wdrożyć?
Jak zatem wygląda proces wdrażania RODO w małej firmie? By móc stosować się do regulacji z zakresu ochrony danych osobowych, w tym zasad ich gromadzenia i przetwarzania, należy spełnić kilka istotnych warunków. Rozporządzenie RODO zawiera otwarty katalog zaleceń, które następnie należy dostosować do specyfiki działalności firmy, zapewniając jednocześnie prawidłową ochronę danych osobowych.
Wdrożenie RODO w firmie można sprowadzić do 3 etapów. Pierwszym z nich, a zarazem niezwykle istotnym, jest przeprowadzenie audytu, który kompleksowo prześwietli procedury w firmie związane z gromadzeniem, przetwarzaniem i ewentualnym przekazywaniem danych. Pozwoli on wychwycić nieprawidłowości oraz stanie się podstawą do stworzenia kompleksowego i zgodnego z prawem systemu zabezpieczającego dane osobowe w firmie.
Kolejny krok to analiza ryzyka oraz stworzenie listy osób, które są uprawnione do przetwarzania ściśle określonych informacji. Ustalenie odpowiednich zabezpieczeń pozwoli zapobiec ewentualnym wyciekom danych osobowych z firmy. Na tym etapie zazwyczaj określa się odpowiedni priorytet dla przewidzianych sytuacji, które mogą spowodować wyciek informacji.
Ostatni krok to określenie zabezpieczeń, które w jasny sposób zagwarantują bezpieczeństwo przetwarzanych informacji. RODO w firmie w praktyce oznacza podjęcie działań, które obniżą ryzyko wycieku wrażliwych danych osobowych lub zapobiegną mu.
Dlaczego warto wdrożyć RODO?
Wdrożenie zgodnych z prawem procedur ochrony danych osobowych jest korzystne dla firmy. To dla klientów, kontrahentów oraz pracowników znak, że dana organizacja dba o ich interesy i szanuje prawo. Przestrzeganie przepisów RODO może być doskonałym zabiegiem marketingowym, który pozwoli przedstawić firmę jako podmiot rzetelny i społecznie odpowiedzialny.
Ponadto wdrożenie RODO reguluje przetwarzanie danych, co zasadniczo upraszcza chaotyczne działania firm w tym zakresie. Właściwie zrealizowany audyt wprowadza w firmie tylko te procedury, które są jej niezbędne, ograniczając realizowane działania i dokumentację. Ponadto minimalizuje ryzyko wycieku danych, tym samym chroniąc przedsiębiorstwo przed wysokimi karami administracyjnymi i finansowymi.
Skorzystaj z pomocy specjalistów od RODO
Zindywidualizowany charakter ochrony danych i konieczność dostosowania procedur do działalności podmiotu sprawiają, że firmy niejednokrotnie nie są w stanie wykonać poprawnie całego procesu związanego z wdrożeniem RODO. Tu niezbędna może okazać się pomoc doświadczonych specjalistów, którzy nie tylko przeprowadzą skuteczny audyt, ale także wesprą organizację we wdrażaniu procedur ochrony danych. Skorzystanie z takich usług doradczych świadczonych przez wyspecjalizowane kancelarie nie tylko ograniczy wysiłek przedsiębiorcy, ale także zapewni kompleksowe podejście do problemu oraz pozwoli obniżyć ryzyko kar do absolutnego minimum.